Cette version en français a été réalisée uniquement à titre informatif et ne se substitue pas à l’original en anglais.
Introduction
Cette politique de confidentialité s’applique aux sites Web MesCertifMC, MyCredsMC, MyCredsMC Portfolio, MyCredsMC Verify et MyCredsMC Member (la « Solution » telle que définie ci-dessous).
Définitions
L’Association des registraires des universités et collèges du Canada (l’ARUCC) est un organisme sans but lucratif propriétaire de la solution. L’ARUCC est une entité constituée en vertu d’une Loi fédérale. L’ARRUC a pour rôle de soutenir les établissements d’enseignement postsecondaire à l’échelle nationale, de favoriser l’avancement des meilleures pratiques dans les bureaux de registraires et de promouvoir la réussite et la mobilité étudiante dans le secteur de l’enseignement supérieur. Les membres de l’ARUCC incluent des collèges, des cégeps, des universités, des centres d’admission et d’autres organismes canadiens.
« Utilisateurs autorisés » désigne les utilisateurs de la solution.
« Émetteur » désigne les utilisateurs autorisés qui émettent et certifient des documents officiels, par exemple un collège ou une université.
« Renseignements personnels » désigne les renseignements nominatifs concernant un individu.
« Fournisseur de service CORE » désigne la plateforme infonuagique Certified Online Record Exchange (CORE) du fournisseur de services.
« Fournisseur de services » désigne Digitary Canada Inc.
« Solution » désigne les sites Web MesCertifMC, MyCredsMC, MyCredsMC Portfolio, MyCredsMC Verify et MyCredsMC Member sur MesCertif.ca et MyCreds.ca, ainsi que la solution logicielle pour la vérification des diplômes et autres documents officiels pour le réseau des établissements postsecondaires canadiens qui se sert de la plateforme infonuagique Certified Online Record Exchange (CORE), de même que toutes les mises à jour, mises à niveau, documentation et nouvelles fonctionnalités disponibles de temps en temps.
Comment l’ARUCC recueille-t-elle, utilise-t-elle, divulgue-t-elle et protège-t-elle les renseignements personnels des utilisateurs autorisés?
L’engagement de l’ARUCC
L’ARUCC s’engage à protéger la vie privée des utilisateurs autorisés lorsqu’ils utilisent la solution. La solution est hébergée au Canada et toutes les données canadiennes sur les étudiants sont stockées au Canada. Les renseignements des utilisateurs autorisés sont recueillis et utilisés en conformité avec la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Les utilisateurs autorisés qui ont fréquenté des établissements d’enseignement à l’extérieur du Canada peuvent choisir d’accéder et de partager leurs diplômes et autres documents d’études officiels qui proviennent d’établissements d’enseignement situés en dehors du pays. Dans un tel cas, les émetteurs de documents sont soumis aux exigences en matière de protection de la vie privée et de données en vigueur dans leur pays.
Cueillette et utilisation des renseignements personnels
La solution comprend une plateforme de transmission de documents qui est détenue, fournie et gérée par le fournisseur de services. Le fournisseur de services CORE recueille les renseignements personnels fournis par les utilisateurs autorisés lorsqu’ils créent leur compte en ligne, y compris leur nom, leur numéro de téléphone cellulaire (pour l’utilisation de l’authentification à deux facteurs) et leur adresse courriel institutionnelle (celle qui a leur a été fournie par leur établissement d’enseignement d’origine).
Le fournisseur de service CORE sauvegarde ces renseignements dans sa base de données afin que les utilisateurs autorisés puissent consulter et partager leurs relevés de notes, leurs documents officiels et leurs diplômes avec d’autres établissements d’enseignement postsecondaire ou des tiers de leur choix, sans avoir à communiquer avec l’établissement d’enseignement émetteur.
Veuillez consulter le site Web du fournisseur de services pour de plus amples renseignements à propos de sa politique de confidentialité : https://www.digitary.net/privacy-policy/ (en anglais).
L’ARUCC utilise Stripe, un fournisseur tiers, pour traiter les paiements relatifs aux transactions de transmission de documents qui sont intégrées à la solution. Toutes les données financières, incluant les renseignements relatifs aux cartes de crédit, sont détenues par Stripe. Ni l’ARUCC, ni le fournisseur de services n’y ont accès. L’ARUCC et le fournisseur de services n’ont pas accès aux informations de paiement, ils n’ont accès qu’au nom et au courriel de l’utilisateur autorisé et au montant perçu ainsi qu’au type de transaction. Pour en savoir davantage à propos de la politique de confidentialité de Stripe, veuillez consulter : https://stripe.com/en-ca/privacy#translation (traduction du document en anglais, à titre informatif).
Seuls les renseignements essentiels à la vérification de l’identité de l’utilisateur autorisé et à l’obtention des services demandés seront recueillis. Aucun renseignement personnel supplémentaire n’est demandé à l’utilisateur autorisé sans son consentement explicite.
Les utilisateurs autorisés qui sont également des émetteurs, tels que des universités, des collèges, des cégeps, des centres de demandes d’admission et des carrefours de données peuvent entreposer les renseignements personnels d’études d’autres utilisateurs autorisés. Ces renseignements peuvent être entreposés pour des durées variables, selon les politiques et les exigences des émetteurs. L’ARUCC ne peut accéder aux documents des émetteurs pour d’autres utilisateurs autorisés.
Les utilisateurs autorisés peuvent demander que les données que recueillies à leur propos soient effacées. Les demandes doivent être présentées par écrit et envoyées à : support@digitary.net. Après vérification, nous y donnerons suite conformément aux termes de cette politique et aux lois relatives à la protection des renseignements personnels qui sont en vigueur. Veuillez noter que dans les cas où nous ne sommes pas le contrôleur des données, nous pouvons être amenés à faire suivre ces demandes au contrôleur des données pour traitement.
Divulgation des renseignements personnels
Lorsqu’un utilisateur autorisé partage ses diplômes, relevés de notes ou autres documents d’études officiels avec un autre établissement d’enseignement postsecondaire ou avec un tiers, par l’entremise de la solution, l’information est fournie avec le consentement de l’utilisateur autorisé.
L’ARUCC peut recueillir, regrouper et anonymiser des renseignements ou des données transactionnelles qui sont saisies ou colligées par le biais de la solution, à des fins d’analyse statistique, d’analyse de données, d’amélioration de produits, d’analyse comparative, de politiques, d’opérations et d’autres fins de recherche ou pour d’autres raisons commerciales, sous réserve des éléments suivants:
- toutes les données agrégées seront dépouillées d’identificateurs (tels que noms d’utilisateurs, noms ou matricules) qui pourraient servir à identifier des particularités des utilisateurs individuels;
- les données agrégées ne seront pas traçables jusqu’à des utilisateurs particuliers; et
- l’ARUCC a le droit, aux termes des présentes, d’utiliser, de disposer et d’être en possession de ces données anonymes et agrégées, à sa discrétion, que ce soit pendant ou après la durée de cette entente.
L’ARUCC a conclu des ententes tripartites spécifiques de partage de l’information avec chaque émetteur et avec le fournisseur de services. Toutes les ententes sont régies par les lois provinciales, territoriales ou fédérales en matière de protection des renseignements personnels.
Les renseignements personnels de l’utilisateur autorisé ne seront jamais divulgués, vendus ou échangés par l’ARUCC à d’autres organisations externes, sauf si l’utilisateur autorisé le demande ou tel que spécifié dans la présente politique. Les renseignements personnels de l’utilisateur autorisé pourraient être transmis d’un utilisateur autorisé vers un autre. Ces renseignements pourraient être divulgués si la loi l’exige, par exemple sous ordonnance d’un tribunal, ou encore si c’est autrement autorisé en vertu des lois applicables en matière de protection de la vie privée.
Préserver la sécurité des renseignements personnels
Pour des raisons de sécurité, la solution utilise des programmes informatiques récents pour surveiller le trafic réseau afin d’identifier les tentatives de modification de l’information ou de téléversement non-autorisées et pour protéger tous les renseignements personnels.
Mesures à prendre
Les utilisateurs autorisés sont tenus d’apprendre à protéger leurs systèmes, leurs connecteurs, leurs ordinateurs personnels et leurs appareils électroniques afin de s’assurer que leurs activités en ligne demeurent privées et sécurisées.
Seuls les renseignements essentiels pour vérifier l’identité d’un utilisateur autorisé et lui fournir les services qu’il a demandés seront recueillis par l’ARUCC. L’accès aux renseignements personnels des utilisateurs autorisés qui se trouve sur la solution est protégé par un mot de passe choisi par l’utilisateur autorisé. Il est fortement recommandé aux utilisateurs autorisés de choisir leur propre mot de passe et de ne jamais le divulguer, à qui que ce soit. L’ARUCC ne demandera jamais leur mot de passe aux utilisateurs autorisés par le biais de communications non sollicitées et ne pourra être tenue responsable si un utilisateur autorisé divulgue son mot de passe à d’autres.
Consentement
Les utilisateurs autorisés de la solution consentent à ce que le fournisseur de services puisse recueillir, utiliser et transmettre leurs renseignements lorsqu’ils demandent des services. En utilisant la solution, les utilisateurs autorisés consentent à la cueillette, à l’utilisation et à la divulgation de leurs renseignements personnels et permettent au fournisseur de services d’agir à titre d’agent pour transférer leurs renseignements personnels à des tiers autorisés et pour fournir les services demandés. Si un utilisateur autorisé ne consent pas au partage de ses renseignements personnels, ces-derniers ne seront pas transmis à un autre tiers.
Accès et correction de renseignements personnels
Les utilisateurs autorisés de la solution pourront consulter leurs renseignements personnels. Le fournisseur de services aura accès aux documents des utilisateurs autorisés pour assurer le fonctionnement efficace de la solution et pour garantir une diligence raisonnable dans la protection des renseignements personnels. Les utilisateurs autorisés qui souhaitent corriger des erreurs ou des inexactitudes dans leur renseignements personnels doivent communiquer avec l’émetteur de leur document original (par ex. : leur collège ou leur université). À titre d’exemple, si un utilisateur autorisé souhaite modifier le contenu d’un relevé de notes, d’un document ou d’un diplôme, il doit communiquer avec l’établissement d’enseignement postsecondaire qui a émis le document. L’ARUCC n’a ni les accès, ni l’autorité pour apporter des changements ou modifier les renseignements d’études des utilisateurs autorisés.
Renseignements généraux sur les sites Web
La solution fournit des services qui reposent sur l’accès authentifié à un compte. En conséquence, la solution enregistre chaque accès au compte ainsi que les activités pendant l’utilisation de la solution , de même que chaque visite sur ses sites Web. Tout renseignement saisi ou mis à jour par l’utilisateur autorisé est consigné avec l’heure et la date de transaction. Cette journalisation protège les utilisateurs en permettant à l’ARUCC et au fournisseur de services d’enquêter sur des utilisations malveillantes éventuelles.
L’ARUCC utilise également l’information sur l’accès aux sites pour rendre ses sites Web plus utiles aux visiteurs et pour en savoir davantage sur le nombre de visiteurs et sur les types de technologies utilisés par les visiteurs.
Liens vers d’autres sites Web
Nos sites Web contiennent des liens vers d’autres sites. L’ARUCC n’est pas responsable du contenu ou des pratiques en matière de protection des renseignements personnels des sites Web externes. Les utilisateurs autorisés sont encouragés à examiner attentivement les politiques de confidentialité et les clauses de non-responsabilité des autres sites et de prendre leurs propres décisions quant à la justesse, l’exactitude et la fiabilité du matériel et des renseignements qui s’y trouvent.
Utilisation des cookies
Un cookie ou témoin temporaire est un fichier placé sur le disque dur des utilisateurs autorisés avec leurs fichiers internet temporaires lorsqu’ils consultent un site Web. Notre solution et nos sites Web utilisent des cookies pour suivre l’utilisation de nos sites Web et pour permettre aux sessions de demeurer ouvertes.
L’ARUCC utilise des cookies pour pouvoir recueillir des renseignements statistiques anonymes tels que le type de navigateur utilisé, la dimension de l’écran, les habitudes d’utilisation et les pages visitées. Cette information sert ensuite à améliorer le service.
L’ARUCC utilise des cookies pour les raisons suivantes :
- Améliorer l’expérience de navigation pour les visiteurs, les étudiants, les membres et les vérificateurs qui visitent ou utilisent les sites Web MesCertif.ca et MyCreds.ca.
- Authentifier les utilisateurs autorisés (les utilisateurs autorisés sont ceux qui s’inscrivent à MesCertifMC ou à MyCredsMC en tant qu’étudiant, membre ou vérificateur).
- Suivre et analyser le rendement, le fonctionnement et l’efficacité opérationnelle de la plateforme et des sites Web MesCertif.ca et MyCreds.ca
- Veiller à ce que les sites Web MesCertif.ca et MyCreds.ca soient sécurisés et sécuritaires.
Ci-dessous, les types de cookies qui peuvent être utilisés sur les sites Web MesCertif.ca et MyCreds.ca :
- Cookies internes: des cookies que l’ARUCC place sur ces sites Web.
- Cookies tiers: des cookies dont se sert le fournisseur de services et d’autres cookies placés et utilisés par des tiers.
L’ARUCC ne conserve aucun renseignement personnel dans les cookies et ne recueille aucun renseignement personnel à l’insu des utilisateurs autorisés lorsqu’ils naviguent sur le site.
Durée :
Cookies de session (volatils) : ces cookies sont effacés lorsque les visiteurs du site ferment leur navigateur et n’enregistrent pas de manière permanente de données sur le disque dur de leur ordinateur. Typiquement ces cookies stockent l’information sous forme d’identificateurs de session qui ne permettent pas d’identifier l’utilisateur.
Cookies persistants (permanents ou stockés): ces cookies sont stockés sur le disque dur de l’utilisateur et expirent automatiquement (selon une date d’expiration déterminée) ou lorsqu’ils sont supprimés manuellement. Ces cookies servent à recueillir des renseignements signalétiques concernant l’utilisateur, par exemple le comportement de navigation Web ou les préférences de l’utilisateur pour un site Web en particulier.
Catégorie:
Cookies strictement nécessaires: ce sont les cookies qui permettent la navigation sur les sites Web MesCertif.ca et MyCreds.ca. Ils sont nécessaires pour des raisons de sécurité.
Cookies fonctionnels: ces cookies « se souviennent » des accès au site Web et servent à améliorer l’expérience de l’utilisateur.
Changements
Lors de toute mise à jour, mise à niveau, nouvelle documentation ou fonctionnalité, ou changement matériel de la solution, l’ARUCC se réserve le droit de modifier cette politique et d’imposer de nouvelles conditions. Les conditions à jour (y compris les modifications ou ajouts à ces conditions, le cas échéant) vous seront présentées et entreront en vigueur immédiatement après votre acceptation des modalités lorsque vous continuez d’utiliser la solution.
Nous joindre
En examinant régulièrement sa politique de confidentialité, l’ARUCC prend les mesures nécessaires pour protéger la vie privée des utilisateurs autorisés. Pour en savoir davantage à propos des politiques et des pratiques décrites dans la présente, veuillez communiquer avec l’ARUCC (voir les coordonnées ci-dessous).
Pour toute question en lien avec la politique de confidentialité de l’ARUCC, veuillez faire parvenir un courriel à : info@aruccnationalnetwork.ca