Foire aux questions pour les membres participants

Qu'est-ce que MesCertif^MC?

MesCertif^MC est un service en ligne sécurisé qui permet aux établissements d’enseignement postsecondaire et autres organismes émetteurs de transmettre par voie électronique des documents d’études numérisés à leurs titulaires. Les étudiantes et les étudiants sont ainsi en mesure de consulter et de partager leurs relevés de notes, leurs diplômes, leurs badges, leurs microcertifications et autres documents d’études provenant d’établissements d’enseignement postsecondaire canadiens.

MesCertif^MC c’est une initiative nationale dirigée par l’Association des registraires des universités et collèges du Canada (ARUCC). Ses membres comprennent des collèges, des cégeps, des universités et autres établissements d’enseignement postsecondaire reconnus ainsi que des organismes tiers de confiance à travers le Canada qui travaillent en partenariat pour soutenir la mobilité étudiante au sein et au-delà des établissements d’enseignement du Canada. Un document ou un diplôme qui provient d’un membre émetteur de la famille canadienne MesCertif^MC par le biais du réseau est vérifiable, officiel et doté de signatures numériques certifiées.

Quels documents certifiés peuvent être transmis en ligne par le biais de MesCertif^MC?

Les étudiants et les diplômés d’établissements d’enseignement participants ont accès à divers documents d’études numérisés, y compris des relevés de notes, des diplômes, des microcertifications, des badges, des attestations et d’autres. Ce sont les organismes émetteurs qui choisissent quels types de documents transmettre par le biais de MesCertif^MC.

Qui utilise MesCertif^MC?

De nombreux établissements d’enseignement postsecondaire, à travers le Canada, utilisent MesCertif^MC pour transmettre des documents d’études de manière sécurisée. Pour connaître la liste ces organismes et des établissements d’enseignement émetteurs au Canada, consultez le répertoire des membres de MesCertif^MC.

Comment ça fonctionne?

Les organismes et les établissements d’enseignement approuvés qui s’inscrivent au réseau MesCertif^MC disposent d’un moyen pour transmettre des données et des documents d’études certifiés numériquement à leurs étudiants, à leurs diplômés, à leurs clients ou à leurs membres. Ces personnes reçoivent leurs documents certifiés par le biais du portail MesCertif^MC. Par la suite, les titulaires des documents peuvent les consulter et les partager en ligne avec des tiers, tout en contrôlant les accès et la durée de ces accès. Les tiers peuvent utiliser nos services pour recevoir et vérifier les documents de différentes manières.

Mon organisme peut-il adhérer à MesCertif^MC?

Les établissements d’enseignement, les organismes de réglementation, les organismes gouvernementaux et autres organismes qui sont considérés des sources de confiance de documents d’études et de diplômes officiels peuvent adhérer à MesCertif^MC. L’approbation requise pour joindre le réseau MesCertif^MC est donnée suite à un processus formel de révision effectué par l’ARUCC. L’un des critères est l’approbation et l’adhésion à titre de membre de l’ARUCC. L’information en lien avec l’adhésion à l’ARUCC, la première étape du processus d’approbation, est disponible en ligne.

Les personnes intéressées peuvent faire parvenir un courriel à info@aruccnationalnetwork.ca.

Quel sont les coûts pour adhérer à MesCertif^MC?

Veuillez faire parvenir un courriel à info@aruccnationalnetwork.ca pour obtenir de l’information à ce propos.

Comment puis-je devenir organisme destinataire?

Les organismes qui reçoivent de forts volumes de documents d’études ou de diplômes par le biais de MesCertif^MC auront avantage à devenir organisme destinataire. Les organismes destinataires ont leur propre portail MesCertif^MC et disposent de différentes options de gestion des documents.

Faites parvenir un courriel à info@aruccnationalnetwork.ca pour en savoir davantage.

Doit-on faire confiance à un document transmis par MesCertif^MC?

Les documents auxquels vous accédez par le biais de MesCertif^MC ne peuvent être produits que par des organismes participants qui ont été approuvés et acceptés dans le réseau. Pour une liste des organismes et des établissements d’enseignement canadiens participants, consultez le répertoire des membres du réseau MesCertif^MC. Les candidates, les étudiants et les diplômés) ne peuvent ni téléverser ni modifier des documents dans MesCertif^MC. De plus, tous les documents PDF produits par l’entremise de MesCertif^MC contiennent des signatures numériques cryptographiques pour garantir leur authenticité et leur intégrité. En ce qui a trait aux documents téléchargés à partir de la plateforme, ces signatures sont automatiquement vérifiées en les ouvrant dans Adobe Reader, version 9 ou ultérieure. Dans Adobe Reader, vous verrez dans le haut du document un « ruban bleu » qui contient une signature numérique et qui indique sa validité. Notez que vous devez être en ligne pour effectuer la vérification.

Les documents provenant de MesCertif^MC contiennent des signatures électroniques avancées qui sont conformes au règlement eIDAS 2016 de l’UE. Ces signatures ne peuvent être produites que par du personnel autorisé au sein d’organismes entièrement approuvés et requièrent l’utilisation d’appareils certifiés pour la production de documents. Cela procure un degré d’assurance extrêmement élevé ainsi qu’une validité sur le plan juridique concernant l’authenticité, l’inviolabilité et la non-répudiation des documents.

La technologie sous-jacente à MesCertif^MC est-elle basée sur des normes ouvertes?

Oui. Avec la technologie sous-jacente à MesCertif^MC les documents sont conformes aux normes de sécurité pertinentes, telles que XAdES-A et PAdES-LTV de l’Institut européen des normes de télécommunications (ETSI). Le respect de ces normes garantit que les documents et les données du réseau MesCertif^MC offrent un degré maximal de sécurité et de validité juridique. Les signatures numériques sont produites sur des appareils cryptographiques certifiés FIPS 140-2 de niveau 3 et sont remises aux responsables des organismes autorisés à la suite d’un processus de vérification de l’identité en face-à-face qui fait l’objet d’un audit indépendant.

Peut-on effectuer une recherche dans les bases de données de MesCertif^MC?

Non. MesCertifMC n’a pas été conçu en tant que système de requêtes pour permettre des recherches dans sa base de données. La plateforme permet plutôt aux titulaires des documents de générer des jetons d’accès qu’ils peuvent vous envoyer par courriel ou par un autre moyen. Vous pouvez utiliser ces jetons pour vérifier leurs documents en ligne. Cette approche offre à l’individu concerné une protection maximale de ses données.

Les documents MesCertif^MC sont-ils recevables sur le plan juridique?

Oui. Les documents Digitary et MesCertif^MC contiennent des signatures électroniques avancées (AES), qui sont conformes au règlement eIDAS 2016 de l’UE. Ces signatures ne peuvent être produites que par du personnel autorisé au sein d’organismes entièrement approuvés et requièrent des appareils certifiés pour produire les documents. Cela procure un degré d’assurance extrêmement élevé ainsi qu’une validité sur le plan juridique concernant l’authenticité, l’inviolabilité et la non répudiation des documents.

La directive sur la signature numérique dans l’UE est très exigeante en matière de législation internationale sur les signatures numériques. En se conformant aux exigences de la signature électronique avancée telles que définies dans cette directive, nos signatures répondent également aux exigences moins strictes d’autres lois internationales, notamment celles de l’Australian Electronic Transactions Act, le US E-SIGN et d’autres.

Comment les documents de MesCertif^MC sont-ils protégés à long terme?
Étant donné que les certificats numériques sont valides pour une période maximale de 3 ans, comment les documents PDF de MesCertif^MC peuvent-ils être valides de nombreuses années après leur signature?

Les documents numériques MesCertif^MC sont conformes à la norme de sécurité PAdES-LTV, acronyme de PDF Advanced Electronic Signature – Long Term Validation. La validation à long terme signifie que le document est horodaté par une autorité d’horodatage (TSA) peu de temps après sa signature initiale. Cet horodatage sert à vérifier la validité du certificat utilisé au moment de la signature ; en d’autres termes, il sert à garantir la validité continue du certificat. Par conséquent, lorsque le certificat utilisé pour la signature initiale du document est expiré, le document PDF présentera toujours une signature valide car l’horodatage prouve que le certificat utilisé pour signer le document était valide au moment de la signature.

Quelle est la durée de validité des documents dans MesCertif^MC?

Cela dépend de la politique de l’émetteur. Certains documents, tels que les attestations d’inscription, expirent après quelques mois ou quelques années. Cependant, les diplômes et les relevés de notes finaux sont des documents à vie qui n’expirent jamais.

Comment vérifier les documents d'un individu dans MesCertif^MC?

Pour consulter les documents d’une personne, vous devez lui demander de les partager en ligne avec vous. Le moyen le plus simple est qu’elle génère une adresse URL de partage qui est unique à son ou à ses documents partagés, et qui pointe vers le portail MesCertif^MC. Vous devrez vérifier que l’URL corresponde bien à l’adresse URL de MesCertif^MC, c’est-à-dire: https://learner.mycreds.ca/.

Comment les organismes externes de sélection du personnel peuvent-ils vérifier des documents d’études d'un candidat en notre nom?

MesCertif^MC a été conçu pour permettre aux candidats, aux étudiants et aux diplômés de contrôler l’accès à leurs documents; elle ne fonctionne pas à la façon d’un système de requêtes qui permettrait à des tiers d’effectuer des recherches en ligne dans une base de données.

Pour cette raison, le moyen le plus simple de vérifier les documents d’un candidat est que l’organisme tiers demande à l’étudiant ou au diplômé de partager son ou ses documents en ligne avec lui (voir Comment vérifier les documents d’un individu dans MesCertif^MC? ci-dessus).

Existe-t-il un moyen plus simple de recevoir de grandes quantités de documents certifiés?

Oui. MesCertif^MC peut doter ces organismes d’une boîte de réception en ligne à laquelle les candidats peuvent facilement envoyer des documents. Pour utiliser cette méthode, votre organisme devra être approuvé par nous avant d’être ajouté à notre base de données de destinataires. Pour plus de renseignements, faites-nous parvenir un courriel à info@aruccnationalnetwork.ca.

Peut-on intégrer MesCertif^MC à notre système de recrutement ou de ressources humaines?

Oui. MesCertif^MC comprend une interface de programmation d’application pour une intégration des transactions électroniques d’entreprise à entreprise (B2B). Pour de plus amples renseignements, veuillez nous faire parvenir un courriel à info@aruccnationalnetwork.ca.

Comment MesCertif^MC peut-il aider mon établissement d'enseignement?

En remplaçant les processus papier par un processus systématique en ligne très efficace qui permet de réduire les coûts, de protéger votre image de marque, d’augmenter l’efficacité de vos services et d’améliorer les services aux candidats, aux étudiants et aux diplômés. Nos établissements d’enseignement affirment que l’utilisation de MesCertif^MC a entraîné des répercussions transformationnelles positives sur leurs activités.

Comment se compare MesCertif^MC au modèle d'échange eTranscript des É.-U.?

Plutôt que de transmettre à l’année longue des documents à la pièce, MesCertif^MC permet aux établissements de consolider la production de documents sur quelques heures ou quelques jours par année. Dès que c’est fait, les étudiants et les diplômés peuvent accéder à leurs documents et les partager avec des tiers, sans que votre établissement ou que votre organisme ait à intervenir de quelque façon que ce soit. Cela permet à votre organisme de se libérer de l’activité de transmission des relevés de notes et représente une approche plus efficace pour tous.

Quels documents peuvent être mis en ligne?

Nous pouvons traiter n’importe quel type de document d’études. Les membres de MesCertif^MC ont mis en ligne de nombreux types de documents, y compris des diplômes, des relevés de notes, des badges, des microcertifications, des attestations d’inscription, des attestations d’obtention de diplôme, etc.

Quels systèmes de gestion des données étudiantes fonctionnent avec MesCertif^MC?

Notre équipe hautement expérimentée a déployé MesCertif^MC dans de nombreux collèges, universités et autres organismes. L’environnement a été intégré aux principaux systèmes de gestion des données étudiantes, dont : Banner, Oracle ou PeopleSoft, SITS (Tribal), Callista, StudentOne (TechnologyOne) et CollegeNet, en plus de nombreux systèmes internes. Nous utilisons des technologies modernes telles que les API REST, les normes de données JSON et XML pour permettre l’exportation facile des données à partir de tout système de gestion des données étudiantes sous-jacent. En fait, de nombreux membres affirment que le fait d’adopter MesCertif^MC leur a permis de procéder à un nettoyage des données étudiantes.

Combien de temps est nécessaire pour la mise en place de MesCertif^MC?

Certains établissements d’enseignement ou organismes peuvent commencer à transmettre et à recevoir des documents avec MesCertif^MC en quelques semaines à peine. Si vous souhaitez exporter des données à partir d’un système de gestion des données étudiantes vers MesCertif^MC, nous vous fournirons nos interfaces de programmation d’application REST (API REST). Les processus d’exportation des données et de mise en œuvre des documents peuvent prendre de huit à douze semaines, en fonction des facteurs organisationnels. Notre équipe expérimentée en gestion de projet peut travailler avec vous pour estimer la portée du processus de mise en œuvre.

Peut-on recevoir des documents d'études par le biais de MesCertif^MC?

Oui, MesCertif^MC vous permet également de recevoir des documents d’études numérisés et authentifiés de partout dans le monde, que ce soit de la part de candidats aux cycles supérieurs, d’étudiants étrangers et d’autres. Par l’entremise de nos partenaires mondiaux, nous pouvons transformer votre processus d’admission pour les étudiants étrangers, en vous permettant de recevoir des documents numériques certifiés des candidats à l’étranger, peu importe l’endroit où ils ont fait leurs études.

MesCertif^MC peut-il être déployé auprès d'un regroupement d'établissements d’enseignement ou d’organismes?

Oui, le bilan des mises en œuvre sectorielles de MesCertif^MC est sans égal. Veuillez nous faire parvenir un courriel à info@aruccnationalnetwork.ca pour en savoir davantage.